Wettelijke verplichtingen voor clubs

Wettelijke verplichtingen: GDPR-privacyrichtlijnen, UBO-register, juridisch-fiscale aspecten clubstructuur

Sedert 25 mei 2018 is de nieuwe GDPR-privacywetgeving van kracht. Omdat je als club persoonsgegevens (van leden, ex-leden, deelnemers, vrijwilligers, relaties, …) verwerkt is deze GDPR-wetgeving ook van toepassing op elke tennis- en padelclub, De persoonsgegevens (adres, GSM, email, …) moeten standaard beschermd worden tegen oneigenlijk gebruik. Als beheerder van persoonsbestanden ben je verplicht:
  • Een analyse te maken van het beheer van de persoonsbestanden waarover je als club beschikt en dit vast te leggen in een dataregister;
  • Te handelen conform de nieuwe privacywetgeving en dit ook vast te leggen in de nodige privacy-verklaringen (en deze te communiceren naar de betrokkenen);
  • De nodige garanties te hebben of te maken met instanties die jullie persoonsbestanden op de een of andere manier in handen krijgen (o.a. wijzelf als koepelfederatie, maar ook de tennisschool, de cafetaria-uitbater, …);
  • Eventuele datalekken binnen strikte termijnen aan de officiële instanties te melden (a.d.h.v. een geijkt document), op straffe van boetes.

Omdat de meeste persoonsbestanden van de clubs worden verwerkt via ELIT, heeft Tennis Vlaanderen i.s.m. Dynamo/VSF specifieke templates van alle noodzakelijke bestanden (dataregister, privacyverklaring, verwerkersovereenkomst en formulier aangifte datalek) zover als mogelijk uitgewerkt. 

Download alle GDPR-templates en de GDPR-richtlijnen

Alle VZW's zijn net als de vennootschappen (BV, BVBA, NV, CVBA, …) verplicht het UBO-register van de club online in te vullen. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners, de uiteindelijke begunstigden van de VZW. Voor een VZW zijn dit de leden van het bestuursorgaan en eventueel alle anderen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen en/of belast zijn met het dagelijks bestuur of uiteindelijk zeggenschap hebben over de VZW.

Wat moet worden opgegeven van deze personen: geboortedatum, rijksregisternummer, de UBO-categorie van deze persoon (zie zin hiervoor), de start- en einddatum ervan en een scan van de betreffende publicatie in het Staatsblad.
De registratie van deze gegevens dient te gebeuren door een bij de overheid geregistreerde wettelijke gevolmachtigde met zijn/haar e-ID via de online MyMinFin-portaal. Volg de beschikbare handleiding (p.14 e.v.).

Elke latere wijziging aan deze lijst (bijvb. n.a.v. bestuurswissel bekrachtigd op de Algemene Vergadering) moet binnen de maand worden ingegeven. Neem dit dus best ook op in de jaarlijkse TO DO-lijst van de club. Vergeet hierbij niet dat ook de bewijsstukken die aantonen dat de informatie in het register juist is (bijvb. benoemingsbesluit van de bestuurders, statuten, aandelenregister, notariële akte, …) online mee moeten worden geüpload.

PS: Deze wettelijke verplichting (dd. 18/09/2017) werd opgelegd om het witwassen van geld en financiering van terroristisme tegen te gaan. Verzaken aan deze plicht kan worden bestraft met boetes tot €50.000. De eerste boetes werden ondertussen uitgeschreven aan nalatige sportclubs. Doen wat nodig is, is dus de boodschap!

Lees meer

Link UBO-registratieplatform

De tennis- of padelclub kan meer zijn dan een loutere gemengde btw-plichtige VZW-structuur. Zeker grotere clubs hebben meerdere deelstructuren, al dan niet een bovenliggende patrimoniumvennootschap, al dan niet een aparte tennisschool, al dan niet een aparte cafetaria-uitbating. Wat zijn de pro's en de contra's? Welke btw-wetgeving en -aspecten spelen er? Hoe kunnen btw-lekken maximaal worden vermeden?

Contacteer dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be om de eigen situatie te bespreken en te bekijken welke stappen zouden kunnen worden genomen om de structuur te optimaliseren.

De overheid heeft twee systemen gecreëerd om niet-professionele medewerkers in de sport op een fiscaal gunstige manier te vergoeden:

  1. Forfaitaire en reële onkostenvergoeding voor vrijwilligers; 
  2. Vergoeding van verenigingswerk.

Alle up-to-date informatie m.b.t. de forfaitaire en reële onkostenvergoeding voor vrijwilligers vind je op de website van de Vlaamse Sportfederatie: https://www.vlaamsesportfederatie.be/kennisbank/vergoedingen-voor-vrijwilligers

Via het systeem van verenigingswerk is in vergelijking met de vrijwilligersvergoeding een hogere vergoeding van de niet-professionele clubmedewerkers mogelijk. Dit systeem dat sedert 2018 bestaat werd reeds meermaals gewijzigd. Ook voor 2022 staat een nieuw systeem op stapel. Voor alle up-to-date informatie in dit verband surf je best naar de website van de Vlaamse Sportfederatie: https://www.vlaamsesportfederatie.be/kennisbank/verenigingswerk-in-2022
Lees hier de korte samenvatting van de nog niet van kracht zijnde (!) nieuwe regeling (versie maart 2022).

Grensoverschrijdend gedrag en vooral seksueel grensoverschrijdend gedrag was de voorbije jaren volop in de media, spijtig genoeg ook meermaals m.b.t. de sport. Wij willen als Tennis Vlaanderen samen met de clubs bij deze onze verantwoordelijkheid opnemen. 

Op basis van input van de overheid en een gedegen analyse, stellen wij voor om volgend actieplan op de club uit te rollen:

  1. Zorg voor een sensibilisering via de clubwebsite, de infobrochure, een contactmoment, …;
  2. Neem een specifiek artikel op in het Huishoudelijk Reglement van de club;
  3. Duid als club een aanspreekpunt integriteit (A.P.I.) en een ondersteunend ethisch adviesorgaan aan;
  4. Werf zorgvuldig trainers aan en neem een clausule op in de afsprakennota (of contract) met de tennisschool/lesgevers;
  5. Zorg voor een ethisch gezonde cultuur en leefomgeving in de club.

Vind hier:

Nieuw vanaf 2022:
Clubs die grondig werk willen van een gezond en pro-actief beleid m.b.t. grensoverschrijdend gedrag binnen de club kunnen (gratis) een workshop van 2u aanvragen (max. 10 clubs per kalenderjaar). Deze workshop wordt gegeven door de integrity manager van Tennis Vlaanderen (Dirk Deldaele) en bespreekt de grootste problematieken in dit verband en welk beleid je errond kunt uitbouwen als club. De workshop gaat ook in op de praktische aanpak bij concrete feiten van grensoverschrijdend gedrag (handelingsprotocol). De workshop is aanbevolen voor clubbestuurders, de club-A.P.I. (Aanspreekpunt Integriteit), de hoofdtrainer, … (4 à 10 personen). Geïnteresseerden dienen contact op te nemen met dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be.