Elit-clubtoepassing

Elit opstarten

Om Elit op te starten heb je de Java Runtime Client nodig. Je kan deze gratis downloaden via http://www.java.com

Je kan Elit op 2 manieren opstarten :

Vragen?

Contacteer de helpdesk:

  • elit@tennisvlaanderen.be
  • Werkdagen van 8u00-16u30: 02/548.03.02 of 02/548.03.14
  • Werkdagen van 16u30-21u00: 02/548.03.16
  • Weekends van 09u00-21u00: 02/548.03.16

Bijscholingen Elit

OnderwerpStartdatum
Kaderdag11/11/2018
Kaderdag11/11/2018
Kaderdag11/11/2018
Kaderdag11/11/2018
Kaderdag11/11/2018

Wat is de Elit clubtoepassing?

Elit staat voor "Elektronische Leden, Interclub en Tornooi-administratie" en is dé softwaretool voor de club ter ondersteuning in haar dagdagelijkse werking.

Heb je vragen? Neem dan zeker een kijkje in de "Handleidingen".

Vind je geen antwoord? Contacteer de "Helpdesk".

In Elit zijn er enkele belangrijke updates gebeurd (dd. 21/03/2017):

Terreinreserveringssysteem:

  1. Het beheer van terreinen van andere sporten dan tennis kan nu volledig in het scherm Clubgegevens, waar je de accommodatie kan beheren.
    Bij elk terrein kan je aangeven voor welke sport dit is. Indien je terreinen hebt voor een sport die niet in de lijst staat, laat het ons even weten en we voegen dit toe aan de lijst.
    Clubs die het reserveringssysteem reeds gebruiken en daar extra terreinen hadden gedefinieerd zullen merken dat deze terreinen werden overgezet naar het scherm van de accommodatie. Belangrijk: kijk dit zeker na zodat je accommodatie juist gedefinieerd is.
    De parameter tijdelijk overdekt is gewijzigd naar overdekt. Clubs die outdoor terreinen hebben die heel het jaar overdekt zijn (bv. Padel-terreinen) laten de periode leeg. Clubs die een blaashal hebben over bepaalde terreinen tijdens het winterseizoen kunnen de periode hier instellen en jaarlijks wijzigen.
    Bij de sporten Tennis en Padel moet je de terreineigenschappen aangeven van elk terrein. Zo kan je voor tennisterreinen bv aangeven of het een maxi (standaard), Kidstennis, 18-meter of 21-meter plein is (dit kan ook een combinatie van eigenschappen zijn indien je permanente lijnen hebt op je terreinen).
  2. In het reserveringssysteem kan je een nieuw groeptype aanduiden: "Open verhuur". Indien je dergelijke ledengroep aan je terreinen koppelt kunnen aangesloten leden van Tennis Vlaanderen (dus ook van andere clubs) op deze terreinen reserveren zonder lid te zijn van je club.  De eventuele betaling van deze terreinen is voorlopig nog zelf te regelen (bv via de bar), op termijn voorzien we hier een elektronische betaalmethode voor. Bij een "Open verhuur" wordt een mail gestuurd naar het hoofdmailadres van de club. In het reserveringssysteem wordt dergelijke verhuur aangeduid in vet en rood. De terreinen waar "Open verhuur" mogelijk is worden aangeduid aan de hand van een icoon. Uiteraard kan er ook nog een normale reservatie op gebeuren. Elk lid van Tennis Vlaanderen kan nu in het reserveringssysteem zoeken naar clubs die terreinen hebben opengesteld voor "Open verhuur". Het zoeken kan op basis van sport, gemeente + eventueel afstand en indoor/outdoor.
  3. In het reserveringssysteem op de website kunnen leden die behoren tot een ledengroep die recht hebben op alle reservaties (bv hoofdgebruikers/barpersoneel) nu ook reservaties wijzigen/verwijderen in het verleden. Dit is bv belangrijk voor reservaties van gasten/beurtenkaarten die niet zijn kunnen doorgaan, waardoor het opgebruikte moment terug kan worden vrijgegeven.
  4. In het reserveringssysteem worden vanaf nu bij wijzigingen aan een ledengroep met als groeptype gasten/beurtenkaarten het aantal beurten niet meer gekopieerd naar de leden die reeds tot deze groep behoorden. Ook indien een speler werd verwijderd uit deze groep en terug werd toegevoegd, werden de initiële instellingen van het aantal beurten behouden. Deze kunnen wel individueel aangepast worden in Elit bij "Instellingen leden" of in het reserveringssysteem bij "Beheer gasten/beurtenkaarten".

Abonnementensysteem:            

  1.  In het abonnementensysteem kunnen clubs bij het definiëren van een tarief aanduiden of dit voor Tennis en/of Padel is (indien je deze sporten in je accommodatie hebt gedefinieerd). Standaard werd bij de bestaande tarieven "Tennis" aangeduid. Op latere termijn zal dit eveneens uitgebreid worden naar de overige sporten.
  2. In de schermen "Ledenbeheer - Clubleden", "Reservatie - Configuratie leden" en "Mail - Overzicht mailgroepen - Leden toevoegen/verwijderen" kan je nu extra filters toepassen. Zodra het bolletje Abonnement leden wordt aangeduid wordt er gebruik gemaakt van de extra filters op Sporten en/of Tarieven.
  3. Clubs die gebruik maken van het abonnementensysteem krijgen vanaf nu een extra service voor hun leden. Van zodra het abonnement verwerkt en betaald is zal het lid op zijn spelersdashboard bij het overzicht van zijn abonnementen de mogelijkheid krijgen om het document voor de mutualiteiten af te drukken. Dit is volledig voor ingevuld. Je kan bovendien vanaf nu ook een handtekening toevoegen in het detailscherm van een lid. Als je dit voor de secretaris van de club doet, dan komt deze handtekening eveneens op het document van de mutualiteit te staan, waardoor er geen tussenkomst van de club meer is.

Competitie:

  1. Op de website kan je bij Ethias Tour tornooien waar poulereeksen georganiseerd worden het eerste en laatste begin uur zien.
  • Wil je je lesaanbod verspreiden naar je leden via website en mailmodule?
  • Wil je het volgen van lessen/stages kunnen koppelen aan de abonnementenmodule?
  • Wil je je (niet-)leden eenvoudig laten inschrijven voor een lesaanbod/stage?
  • Wil je lesgroepen samenstellen op basis van beschikbaarheid en niveau van spelers en trainers?
  • Wil je op een overzichtelijke, professionele en snelle manier betalingen communiceren en opvolgen?
  • Wil je je trainers hun lessen permanent kunnen laten consulteren en opvolgen via hun trainersdashboard op de website?

Met de nieuwe tennisschoolmodule geeft Tennis Vlaanderen je de mogelijkheid om de administratie van je tennisschool op een professionele manier te beheren. De module is onderdeel van de Elit-clubtoepassing en is daarmee gekoppeld aan de bestaande modules: leden, abonnementen, terreinreservatie en mail.

Bekijk het promotiefilmpje en laat jezelf overtuigen van onze nieuwe Elit-module!

Benieuwd naar wat andere tennisscholen er van vonden?

`De tennisschoolmodule geeft een professionele uitstraling aan je tennisschool en zorgt ervoor dat alle info gecentraliseerd wordt. Het zorgt ook voor een duidelijke controle op betalingen van lesgelden en lidgelden.' KTC Diest
`Door de TSM krijgen we een integraal overzicht van de inschrijvingen van privélessen, groepslessen, stages, zomerkamp in één toepassing. Ook het hergebruiken van een geregistreerd lesaanbod, de integratie van tennislessen met het lidmaatschap en de automatische koppeling van geplande lessen met het reserveringssysteem zien wij als één van de vele voordelen. Door de TSM moeten we zelf nog maar een beperkt aantal inschrijvingen invoeren en is onze clubadministratie sterk vereenvoudigd.' Kastelse TC
`We hebben toch een pak minder stress gehad bij het maken van de lesplanning.' TC Park Ronse

Lees nog meer quotes

Wens je meer info? Neem contact met ons op via info@tennisvlaanderen.be.

  • NIEUW! De abonnementenmodule is uitgebreid om uw ledenadministratie sterk te vereenvoudigen. Via de website van Tennis Vlaanderen kunnen spelers voortaan op een eenvoudige en snelle manier lid worden van je club! Als clubbeheerder spaar je zo heel wat kostbare tijd uit. Ook je leden zullen je professionele aanpak zeker weten te appreciëren.
    Kort samengevat:
    • Je kan tarieven, kortingen en toeslagen aanmaken in de Elit-clubtoepassing.
    • Deze worden gepubliceerd op de website (op het clubdashboard en spelersdashboard).
    • Het lid kan daarop eenvoudig intekenen en de verdere verwerking van het abonnement in de Elit-clubtoepassing via zijn spelersdashboard verder opvolgen (ook leden die lid zijn op een andere club kunnen via deze weg lid worden van uw club).
    • Zowel de clubbeheerder als de speler spaart met deze nieuwe tool kostbare tijd uit!
    • Volg ook de competitiedeelnames van je clubleden op de voet: vraag een overzicht op van alle deelnames van je clubleden in de verschillende competities. Daarnaast kan je ook zien waar ze ingeschreven zijn en/of ze nog in een tornooi zitten of reeds uitgeschakeld zijn. Bekijk ook waar en wanneer hun wedstrijden gepland staan. Handige tool voor je trainers die hun spelers willen opvolgen en aanmoedigen!
  • Beheer naast je terreinen en locaties ook je bestuursfuncties, trainers en officials. Deze info wordt ook gepubliceerd op de website van Tennis Vlaanderen.
  • Via deze module kan je ook de inkomende en uitgaande getransfereerde spelers raadplegen en heb je de mogelijkheid om materiaal van Tennis Vlaanderen te bestellen.
  • De facturatie tussen Tennis Vlaanderen en de clubs is gelinkt aan de toepassing waardoor de club steeds online een overzicht kan raadplegen van haar huidige financiële situatie.

Naast je officiële tornooien beheer je met deze module ook je eigen clubtornooien met dezelfde uitgebreide mogelijkheden als een officieel tornooi:

  • Spelers schrijven zich in via de website.
  • Loten kan in tabelvorm of poulevorm, daarna heb je ook de mogelijkheid om bv. verliezerstabellen of nieuwe poules te maken.
  • Spelers kunnen de uitslagen en hun planning via de website volgen.
  • Met de interclubmodule schrijf je je ploegen online in en beheer je je spelerslijsten (opmaken van de lijsten en eventuele toevoegingen).
  • Als de competitie gestart is, beheer je ook al jouw ontmoetingen (opstellen van spelers en invullen van uitslagen). De uitslagen en rankings zijn steeds online beschikbaar op de website.

Deze module laat je clubspelers toe om hun terrein via internet te reserveren. Momenteel gebruiken meer dan 270 clubs dit systeem. Het biedt dan ook heel wat voordelen, zowel voor club als speler:

Voordelen voor clubs

  • Je gebruikt je bestaande ledenbestand in Elit. Dus geen dubbele ingave van gegevens nodig!
  • Voor al je tornooien en interclubontmoetingen kan je makkelijk terreinen reserveren
  • Het systeem is voldoende geparametriseerd om aan je eigen clubwensen te voldoen (bv. jeugd mag niet na 18u00 op weekdagen op terrein 1 en 2 spelen)
  • Geen tijdverlies met telefonische reservaties
  • Mogelijkheid om beurtenkaarten toe te kennen
  • Via verschillende rapporten heb je controle op je reservaties

Voordelen voor leden

  • Altijd en overal via internet reserveren
  • Steeds online een overzicht van vrije terreinen
  • Gebruiksvriendelijk
  • De mailmodule laat je toe om snel en eenvoudig nieuwsbrieven naar je leden te sturen. Standaard zijn 4 templates voorzien, maar je kan ook zelf je eigen template gebruiken en zo je nieuwsbrief nog meer personaliseren.
  • Je kan naar wens je eigen items in elke nieuwsbrief samenstellen. Tennis Vlaanderen voorziet ook de mogelijkheid om tornooi- en interclubuitslagen van je clubspelers met een eenvoudige druk op de knop mee te sturen in je nieuwsbrief. Zelfs zonder eigen clubberichten heb je steeds info voorhanden om te delen met je clubleden.
  • De mailgroepen bepaal je als club zelf. Je kan zowel statische (bv. je trainersgroep) als dynamische (bv. nieuw aangesloten leden) lijsten maken. Elke lijst is altijd gesynchroniseerd met de database, je hoeft je dus geen zorgen te maken als een speler zelf zijn e-mailadres wijzigt via de website.
  • Naast je nieuwsbrieven kan je ook promotie maken voor je eigen tornooi en je vroegere tornooideelnemers aanschrijven. Ook het uitnodigen van je bezoekende interclubploegen is voorzien in de module.
  • Journalisten kunnen via de Elit clubtoepassing rankings en uitslagen (zowel van tornooien als interclub) downloaden naar een CSV-bestand. Bovendien kan iedere journalist ook zelf info over leden en clubs opzoeken. Dit maakt het voor hen makkelijker om ook jouw club in de kijker te plaatsen.

Journalisten die toegang wensen tot de Elit clubtoepassing dienen een gebruikersnaam en wachtwoord aan te vragen bij Leslie Van Ingelgem (leslie.vaningelgem@tennisvlaanderen.be of 02/548.03.04).

  • Trainers kunnen in deze module de resultaten van motorische testen ingeven. Die resultaten en het bijhorend motorisch profiel kunnen bekeken worden door xxx op de website.
  • Het is een zeer handige tool in het kader van een kwalitatieve begeleiding van jonge clubspelers.
  • Als club bepaal je zelf welke personen toegang krijgen tot elke module afzonderlijk. En doordat het een webtoepassing is, kunnen deze personen vanop eender welke locatie met een internetverbinding de toepassing gebruiken.
  • Makkelijk en efficiënt!