Clubondersteuning

Een tennis- of padelclub beheren, er komt veel bij kijken. Op deze pagina helpen we je graag op weg!

Tennis Vlaanderen streeft er sedert 2016 naar om haar clubs ook op vlak van clubmanagement te ondersteunen, ruimer dan louter de sportieve projecten zoals KidsTennis, Start to Tennis, Jeugdfonds, padel, G-tennis en dergelijke meer.

Wie bij onderstaand ondersteuningspakket concrete vragen tot consultancy heeft, kan contact opnemen met Dirk Deldaele, dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be, 0473/32.31.84. Indien gewenst wordt een clubbezoek gepland.

Daarnaast heeft het Dynamo Project van de Vlaamse overheid i.s.m. de VSF, de koepelfederatie van de Vlaamse sportfederaties, een ruim algemeen clubmanagementondersteuningsaanbod. Meer info vind je onderaan deze webpagina.

Infrastructuur

Tennis Vlaanderen heeft een 15-tal mogelijke financieringsvormen verzameld die door tennisclubs (meestal een VZW die bouwt op grond van de gemeente) met succes werden toegepast om grotere bouwprojecten te realiseren. We kunnen diverse richtcijfers qua budgetten, meerdere good practices van realisaties en aannemers met goede referenties in de tennis- en padelwereld aanreiken. Wegwijs maken in het bouwproces, alsook diverse deelaspecten ervan (rendabiliteitsstudie, een goed gemeente- en/of bankdossier, afschrijvingstermijnen, …) zijn eveneens mogelijk.

Grotere sportieve bouwprojecten kunnen mogelijks (!) genieten van Vlaamse subsidies (tot 30% van het investeringsbudget). Sport Vlaanderen organiseert in dit verband infosessies. Wie grotere infrastructuurprojecten in het verschiet heeft, neemt best eerst contact op met dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be om te zien of het beoogde project enigszins kans maakt én om de kans op het indienen van een succesvol dossier te verhogen. Meer info.

Tennis Vlaanderen heeft een club- en gemeentescan ontwikkeld (op heden enkel beschikbaar op vlak van tennis), die voor clubs nuttige info oplevert om zich te kunnen benchmarken t.o.v. andere clubs en andere gemeentes. Deze info kan zowel intern als in de onderhandelingen met bijvb. het gemeentebestuur, Sport Vlaanderen, de bank, … worden gebruikt als cijfermateriaal om noden (bijv. nieuwe of bijkomende terreinen, indoorhal, …) objectief te staven en hen over de streep te trekken.

Via een persoonlijk gesprek (contacteer dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be) kan alle hierboven vermelde bouwprojectkennis toegepast op de lokale situatie in detail worden toegelicht.

Heb je vragen m.b.t. de juiste verlichtingsnormen, de juiste afmetingen qua lengte, breedte en hoogte, de keuze van de ondergrond, …

TENNIS

Download het document ‘Technische bepalingen tennisterrein'

Met concrete tennisvragen kan je terecht bij dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be.

PADEL

Ga naar www.tennisvlaanderen.be/infrastructuur-terreinen

Met concrete padelvragenkan je terecht bij jessie.brouwers@tennisvlaanderen.be

 

Tennis Vlaanderen heeft (met dank aan de brandweer van Stad Antwerpen) een zeer interessante handleiding op de kop kunnen tikken om na te gaan of uw clubinfrastructuur voldoet aan de diverse essentiële brandveiligheidsnormen. Doe de check en neem indien nodig de vereiste maatregelen. U zal als club problemen voorkomen en uw aansprakelijkheid verbeteren.

Lees de handleidingen tijdig brandveilig (tot 50 personen - vanaf 50 personen)

Lijkt de energiefactuur van je club aan de hoge kant, neem dan contact op met dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be. Het nutsverbruik van jouw club kan worden afgetoetst met dat van andere en enkele basisrichtlijnen kunnen worden geformuleerd om de jaarlijkse energiefactuur naar omlaag te krijgen.

Subsidies voor internationale tornooien

Sport Vlaanderen ondersteunt via subsidies tal van grotere sportevenementen. Internationale tennistornooien komen hier ook voor in aanmerking. Wenst u dergelijke aanvraag voor Vlaamse subsidies in te dienen, neem dan contact op met dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be en bekom zo de nodige links naar het online aanvraagplatform, de desbetreffende reglementen, de belangrijke criteria, alsook tal van richtlijnen voor het indienen van een goed dossier.

Opgelet! De deadlines voor het indienen van deze subsidieaanvragen zijn 30 september (voor tornooien in de eerste 6 maand van het daaropvolgende jaar) en 15 maart (voor tornooien van de tweede jaarhelft).

Wettelijke verplichtingen: GDPR-privacyrichtlijnen, UBO-register, juridisch-fiscale aspecten clubstructuur

Sedert 25 mei 2018 is de nieuwe GDPR-privacywetgeving van kracht. Omdat je als club persoonsgegevens (van leden, ex-leden, deelnemers, vrijwilligers, relaties, …) verwerkt is deze GDPR-wetgeving ook van toepassing op elke tennis- en padelclub, De persoonsgegevens (adres, GSM, email, …) moeten standaard beschermd worden tegen oneigenlijk gebruik. Als beheerder van persoonsbestanden ben je verplicht:
  • Een analyse te maken van het beheer van de persoonsbestanden waarover je als club beschikt en dit vast te leggen in een dataregister;
  • Te handelen conform de nieuwe privacywetgeving en dit ook vast te leggen in de nodige privacy-verklaringen (en deze te communiceren naar de betrokkenen);
  • De nodige garanties te hebben of te maken met instanties die jullie persoonsbestanden op de een of andere manier in handen krijgen (o.a. wijzelf als koepelfederatie, maar ook de tennisschool, de cafetaria-uitbater, …);
  • Eventuele datalekken binnen strikte termijnen aan de officiële instanties te melden (a.d.h.v. een geijkt document), op straffe van boetes.

Omdat de meeste persoonsbestanden van de clubs worden verwerkt via ELIT, heeft Tennis Vlaanderen i.s.m. Dynamo/VSF specifieke templates van alle noodzakelijke bestanden (dataregister, privacyverklaring, verwerkersovereenkomst en formulier aangifte datalek) zover als mogelijk uitgewerkt. 

Download alle GDPR-templates en de GDPR-richtlijnen

Alle VZW's zijn net als de vennootschappen (BVBA, CVBA, NV, …) verplicht het UBO-register van de club online in te vullen en dit tegen uiterlijk 31 maart 2019. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners, de uiteindelijke begunstigden van de VZW. Voor een VZW zijn dit de leden van de Raad van Bestuur en eventueel alle anderen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen en/of belast zijn met het dagelijks bestuur of uiteindelijk zeggenschap hebben over de VZW.

Wat moet worden opgegeven van deze personen: geboortedatum, rijksregisternummer, de UBO-categorie van deze persoon (zie zin hiervoor), de start- en einddatum ervan en een scan van de betreffende publicatie in het Staatsblad. De registratie van deze gegevens dient te gebeuren door een bij de overheid geregistreerde wettelijke gevolmachtigde met zijn/haar e-ID via de online MyMinFin-portaal. Opgelet: deze registratie neemt toch wel wat tijd in beslag! Volg de beschikbare handleiding (p.14 e.v.).

Verzaken aan deze plicht kan worden bestraft met boetes tot €50.000. Elke latere wijziging aan deze lijst moet binnen de maand worden ingegeven. Neem dit dus best ook op in de jaarlijkse TO DO-lijst van de club. Deze wettelijke verplichting (dd. 18/09/2017) werd opgelegd om het witwassen van geld en financiering van terroristisme tegen te gaan.

Lees meer

Link UBO-registratieplatform

De tennis- of padelclub kan meer zijn dan een loutere gemengde btw-plichtige VZW-structuur. Zeker grotere clubs hebben meerdere deelstructuren, al dan niet een bovenliggende patrimoniumvennootschap, al dan niet een aparte tennisschool, al dan niet een aparte cafetaria-uitbating. Wat zijn de pro's en de contra's? Welke btw-wetgeving en -aspecten spelen er? Hoe kunnen btw-lekken maximaal worden vermeden?

Contacteer dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be om de eigen situatie te bespreken en te bekijken welke stappen zouden kunnen worden genomen om de structuur te optimaliseren.

Voor alle bepalingen m.b.t. de vergoeding van vrijwilligers in de sport verwijzen wij door naar https://www.dynamoproject.be/faq/onkostenvergoedingen-voor-vrijwilligers-wat-zijn-de-maximumbedragen.
Eind 2020 kwam er een nieuwe wet op het verenigingswerk die voor 1 jaar van kracht is. Lees meer in deze webinar.

Club van de toekomst

Een goed beleidsplan als basis voor doordachte, gestructureerde en gedragen werking, hoe begin je eraan?  Start met de mirakelvraag: als je binnen vijf jaar wakker wordt en jouw club is geëvolueerd tot de organisatie waarvan je altijd gedroomd hebt, hoe ziet die er dan precies uit?  Als je dit voor ogen hebt, kan je gaan bepalen wat je in de huidige werking moet behouden, verwijderen, aanpassen of vernieuwen.  Heb je nood aan ondersteuning om een beleidsplan op te stellen? Neem gerust contact met ons op via clubwerking@tennisvlaanderen.be. We loodsen je doorheen missie, visie, strategie en kerntaken gekoppeld aan KPI's (Key Performance Indicator). Dit hoeft geen lijvig document te zijn, met een recto verso A4 kom je al heel ver. Neem je deel aan het Jeugdfonds 2021? Je kan feedback aanvragen op het criterium beleidsplanning tot en met 1 mei.

Een ‘veilige’ club: verzekeringsscan, aanpak grensoverschrijdend gedrag, groepsaanbod AED-toestel

Tennis Vlaanderen heeft samen met haar partner Ethias een handige verzekeringsscan ontwikkeld m.b.t. alle verzekeringen die voor een tennis- en/of padelclub van toepassing (kunnen) zijn. Met deze scan kan je gemakkelijk checken welke verzekeringen er voor je club noodzakelijk zijn, welke zijn er verplicht en welke er aanbevolen zijn, zodoende niet te weinig, maar ook niet te veel verzekerd te zijn.

Via de verzekeringsscan vind je ook gemakkelijk alle formulieren, dekkingen, voorwaarden e.a. duidingen terug van de verzekeringen inbegrepen in het lidmaatschap bij Tennis Vlaanderen.

Doe de verzekeringsscan.

Lees meer over de Ethias sportongevallenverzekering.

Grensoverschrijdend gedrag en vooral seksueel grensoverschrijdend gedrag was de voorbije jaren volop in de media, spijtig genoeg ook meermaals m.b.t. de sport. Wij willen als Tennis Vlaanderen samen met de clubs bij deze onze verantwoordelijkheid opnemen. 

Op basis van input van de overheid en een gedegen analyse, stellen wij voor om volgend actieplan op de club uit te rollen:

  1. Zorg voor een sensibilisering via de clubwebsite, de infobrochure, een contactmoment, …;
  2. Neem een specifiek artikel op in het Huishoudelijk Reglement van de club;
  3. Duid als club een aanspreekpunt integriteit (A.P.I.) en een ondersteunend ethisch adviesorgaan aan;
  4. Werf zorgvuldig trainers aan en neem een clausule op in de afsprakennota (of contract) met de tennisschool/lesgevers;
  5. Zorg voor een ethisch gezonde cultuur en leefomgeving in de club.

Meer info en hapklaar materiaal m.b.t. de 5 hiervoor vermelde actiepunten.

Handelingsprotocol (seksueel) grensoverschrijdend gedrag voor het Aanspreekpunt Integriteit (A.P.I.) van de club.

Een AED-toestel kan levens redden! Als iemand op de club een hartfalen krijgt, dan kan een leek met behulp van de instructies van een volautomatisch AED-toestel de eerste cruciale zorgen (hartdefibrillatie) toedienen, in afwachting dat de ambulance ter plaatse is. Iemand met een hartfalen haalt tot 70% overlevingskans bij een AED-reanimatie binnen de 4', zo niet is de overlevingskans slechts 8%!

Tennis Vlaanderen heeft i.s.m. CardioService een aantrekkelijk groepsaanbod voor de tennis- en/of padelclubs uitgewerkt (35% korting t.o.v. huidige internetprijzen), nadat eerst het Rode Kruis en enkele artsen uit de tenniswereld ons in de wereld van de hartdefibrillatoren wegwijs hebben gemaakt.

Lees en bestel het groepsaanbod.

Een club in beweging (krijgen): een club oprichten, fusioneren, nieuw leven inblazen

Uiteraard kan Tennis Vlaanderen elke club bijstaan bij de oprichting ervan. Wat zijn de voorwaarden voor aansluiting en wat zijn de voordelen? Welke ruimte en voorzieningen zijn nodig? Hoe de statuten vormgeven? Welke belangrijke aspecten moeten eerst worden aangepakt? Welke good practices zijn er voorhanden?
Is het fusioneren met een andere club een (goede) optie? Wat komt er allemaal kijken bij een fusie? Welke stappen moeten worden doorlopen? Wie kan/moet ons hierin bijstaan?
Voor dergelijke vragen, mail naar dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be.
Clubs hebben het soms moeilijk en zien hun ledenaantallen gevoelig achteruitgaan. Aan de hand van een mini-onderzoek heeft Tennis Vlaanderen een aantal kernaspecten gedetecteerd van clubs die de kentering hebben kunnen bewerkstelligen en erin geslaagd zijn hun ledenaantallen terug te doen stijgen.
Heb je de drive gevonden om jouw club te willen ombuigen van een club-in-nood tot een club-in-bloei, maar je weet nog niet echt hoe, contacteer dan dirk.deldaele@tennisvlaanderen.be en verneem dan hoe andere clubs jullie met succes zijn voorgegaan.

Gratis management ondersteuning via het Dynamo Project

Het Dynamo Project zorgt voor managementsondersteuning voor sportclubs. Dit is een experimenteel project dat op managementvlak een duurzame professionalisering en kwaliteitsverbetering in sportclubs wil bereiken.

Maak dus via Dynamo Project gratis gebruik van brochures, tools, vormingen, opleidingen en individuele begeleidingstrajecten.

Het Dynamo Project heeft 4 belangrijke opdrachten:

  • het ontwikkelen van een documentatiecentrum
  • het aanbieden van vormingen en opleidingen voor sportclubbestuurders
  • het installeren van een helpdesk voor bestuurlijke vragen
  • individuele begeleiding van sportclubs
  1. Zoek op een gebruiksvriendelijk documentatiecentrum
    De eerste kapstok van het Dynamo Project is het aanbieden en verstrekken van informatie en kennis: achtergrondinformatie, praktische documenten, handleidingen, checklists, modellen en voorbeelden staan ter beschikking.
     
  2. Snelle helpdesk
    Stel je vraag via het online vragenformulier op hun website of contacteer hen persoonlijk via e-mail of telefoon.
     
  3. Volg een opleiding
    De derde kapstok is het aanbieden van vormingen en opleidingen. De opleidingen zullen gekoppeld worden aan verschillende thema's.
     
  4. Vraag persoonlijke begeleiding
    De vierde kapstok is persoonlijke begeleiding op maat

Contacteer hen voor meer informatie